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       (4)下發(fā)宴會任務(wù)通知單。
        預(yù)訂員再次核對宴會預(yù)訂單、確認宴會時間、人數(shù)、標準酒水、特殊安排等信息無誤后，交給預(yù)訂處主管簽字。顧客有特殊要求或有超過自己的職權(quán)范圍的要求時，要及時請示部門經(jīng)理。
        做好宴會任務(wù)通知單，及時下發(fā)給餐飲部、采購部、工程部、營銷部等接待部門，請相關(guān)部門經(jīng)理簽字，以示知曉。
        如宴會有變化，要及時填寫變更通知單下發(fā)給相關(guān)接待部門，并在預(yù)訂單上注明被通知人的姓名及時間。
        其間，應(yīng)與顧客保持聯(lián)系，反饋宴會準備情況，按規(guī)定提前告知顧客，酒店已經(jīng)準備就緒，恭請顧客光臨。
        活動舉辦后，將相關(guān)資料輸入電腦系統(tǒng)或客史檔案中。
        6.會議預(yù)訂處理
        (1)電話預(yù)訂。
        接通電話后，預(yù)訂員應(yīng)主動自我介紹，并報出酒店、商場標識設(shè)計的酒店名稱和所在部門。
        顧客表示預(yù)訂會議服務(wù)，預(yù)訂員應(yīng)耐心接受對方的咨詢。仔細聆聽會議接待要求，如會議類型、會議工程、與會人數(shù)、會議室要求、接送要求、飲食要求等，將這些信息詳細記錄在預(yù)訂本上。
        傳真、信函預(yù)訂，可參照上述程序接待。
        (2)來店預(yù)訂。
        顧客來到服務(wù)臺，預(yù)訂員要熱情接待，主動向顧客介紹酒店會議接待的優(yōu)勢與特點；記錄顧客的預(yù)訂要求，若顧客提出參觀會議室的要求，預(yù)訂員應(yīng)陪同顧客參觀。
        對再次前來預(yù)訂的顧客，預(yù)訂處主管要主動征詢顧客對上次會議接待的意見和建議。
 

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