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九、酒店計算機(jī)系統(tǒng)的最新發(fā)展
      盡管幾年前酒店就已經(jīng)使用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂，但是銷售部最近才利用自動化辦公為銷售人員和銷售部管用人員提供最新的信息。許多酒店已經(jīng)將會議活動簿和客房控制簿輸入計算機(jī)系統(tǒng)中，雖然這種方法仍舊受到控制(只有一個人使用特別的密碼，才可以添加或者更改信息)，但是對那些想要確認(rèn)供租場地或供租房的銷售人員來說，它提供了現(xiàn)成的信息。除了可以調(diào)用這些信息外，計算機(jī)還被用來處理銷售部大量的文書工作。以主檔案為例，為了更好地向不同類型的酒店團(tuán)體進(jìn)行標(biāo)識設(shè)計的銷售、和提供服務(wù)，要求當(dāng)今的銷售人員廣集信息，非自動化的主檔案很難承載這樣的信息量，然而計算機(jī)主檔案卻沒有這種限制。銷售人員可以輸入盡可能多的信息而不必?fù)?dān)心超載。備忘錄檔案也被電子化了。銷售人員可以在顯示屏上調(diào)出每日跟蹤報表，而不是到檔案抽屜中逐個查尋不同日期的活動情況。這個報表可以被分解成不同的類別，銷售人員因此可以按優(yōu)先次序安排各自的時間，例如：某天是一個客戶的截止日期需要確認(rèn)，這項工作要優(yōu)先于給從前的客戶撥跟蹤電話。
    

    凱悅酒店集團(tuán)對會議活動簿進(jìn)行了自動化處理，集團(tuán)高級副總裁格頓•克爾說：“在采用自動化系統(tǒng)之前，每家酒店都有這種龐大的日記體系，會議室的預(yù)訂靠手工登記。”

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