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     假使顧客有意預(yù)約宴會(huì)，銷售人員需要問清楚宴會(huì)的日期、時(shí)間、名稱、性質(zhì)及聯(lián)絡(luò)人員姓名、電話，并書面記錄下來。另外，酒店標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)的菜單內(nèi)容、飲料種類與宴會(huì)人數(shù)、宴會(huì)預(yù)算、擺設(shè)方式、顧客的付款方式也應(yīng)如實(shí)記錄。當(dāng)然，在預(yù)約步驟中，銷售人員要提供報(bào)價(jià)單給顧客，因?yàn)榇蠖鄶?shù)顧客在簽訂合約后可能還會(huì)與其他飯店進(jìn)行比價(jià)。無論如何，銷售人員應(yīng)詳細(xì)記錄每次跟顧客洽談的結(jié)果，除存檔備查外，也需要正確無誤地將資料轉(zhuǎn)達(dá)給其他相關(guān)人員。只有如此，方能確保宴會(huì)的成功。為方便記錄，預(yù)訂宴會(huì)所需的資料都已經(jīng)包括在宴會(huì)洽談表中。有了宴會(huì)洽談表，酒店銷售人員與客人洽談時(shí)便可以馬上將所有資料填妥，并將客人的要求選出，等到將宴會(huì)通知單發(fā)給各部門時(shí)，所有宴會(huì)需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席，酒店則必須對(duì)其保持追蹤，直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席，也要詢問取消宴會(huì)的原因，并予以記錄，作為日后改進(jìn)的參考。
    

     通常情況下，除熟客不收定金外，其他所有宴會(huì)及會(huì)議確認(rèn)時(shí)，都必須先交30%的定金，付完定金才表示該酒店宴會(huì)場(chǎng)地確實(shí)被訂下。否則一個(gè)宴會(huì)如果臨時(shí)取消，對(duì)酒店勢(shì)必造成重大損失，因此預(yù)收定金是酒店的另一種自保方式，實(shí)屬必要。除此之外，若在原來預(yù)訂宴席的顧客未付定金之前另有其他顧客預(yù)訂同一場(chǎng)地，銷售人員應(yīng)打電話給先預(yù)訂的顧客，詢問其意愿。

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